Dołącz do czytelników
Brak wyników

Coaching w pracy socjalnej

21 lutego 2019

NR 47 (Wrzesień 2017)

Zarządzanie pracą i czasem pracy
Jak radzić sobie ze stresem, kiedy liczba obowiązków jest zbyt duża?

382

Czas ucieka, przecieka między palcami, goni nas. Istnieje wiele powiedzeń związanych z czasem, a wszystkie podkreślają, że czas jest czymś nieuchwytnym i niestałym. Umiejętność efektywnego wykorzystania czasu to jedna z bardzo praktyczna kompetencja, która może przynieść wiele pozytywnych zamian zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. 

Pracownik socjalny jest jednym z zawodów służebnych, których specyfiką jest praca z ludźmi i dla ludzi. Zawsze znajdzie się grono niezadowolonych beneficjentów, opornych na wszelką współpracę, a przy tym mocno roszczeniowych, nastawionych tylko na to, aby otrzymać żądane świadczenia pieniężne. W przypadku takich klientów nawet najbardziej ambitne teorie pracy socjalnej trudno zastosować w praktyce.

POLECAMY

Podopieczni stanowią jedno ze źródeł stresu, a wyeliminowanie tzw. trudnych klientów wydaje się być w praktyce niemożliwe. Głównymi stresorami w pracy osób świadczących usługi społeczne są (Bajcar i in., 2011): 

  • duża liczba klientów przy jednoczesnym istnieniu czynnika presji czasu, 
  • negatywne emocje często wyrażane przez klientów,
  • świadomość często nieodwracalnych skutków własnych działań kierowanych do innych ludzi,
  • konieczność motywowania i przekonywania ludzi do działań wiążących się często z ich uczuciem dyskomfortu.

W tej sytuacji warto zastanowić się nad innymi źródłami stresu w pracy pracownika socjalnego, które z pewnością można w odpowiedni sposób zminimalizować lub całkowicie wykluczyć. Jednym z bardziej wyrazistych stresorów, powodujących szereg sytuacji problematycznych, jest czas – a właściwie jego permanentny brak. Czas to swego rodzaju, dany nam na „tu i teraz”, kapitał, który warto starannie inwestować. Jest on zasobem ograniczonym, nie można go kupić, zmagazynować ani rozmnożyć. Z każdą chwilą staje się coraz cenniejszy, a poszukiwanie straconego czasu skazane jest na porażkę. Od powstania świata czas jest niezmienny. Godzina ma 60 minut, a minuta 60 sekund. Każdy z nas ma 24 godziny na dobę, 168 godzin tygodniowo i 8760 godzin rocznie. 

Czy czasem da się zarządzać?

Czas jest nieuchwytny i tak naprawdę zarządzać nim nie można. Jedną rzeczą, jaką możemy zrobić, to nauczyć się lepiej i efektywniej wykorzystywać czas, który mamy do dyspozycji. Oznacza to, że poprzez kontrolowanie tego, co robimy, zarządzamy sobą w czasie i dokładnie to mamy na myśli mówiąc o zarządzaniu czasem. Zarządzanie sobą w czasie jest ważne w każdej dziedzinie naszego życia – zarówno w obszarze pracy, jak i w życiu prywatnym. Najważniejszą rzeczą w zarządzaniu czasem jest zatem właściwe ustalenie celu, do którego mają nas doprowadzić poszczególne działania. S. Covey mówi, że w obecnych czasach żyjemy pod dyktatem zegarka i tego, co on symbolizuje (pośpiech, załatwianie spraw pilnych, wysokie natężenie stresu), nie doceniamy natomiast znaczenia kompasu (odpowiedzialnego za obieranie właściwego kierunku i podążanie w jego stronę).

Zarządzanie czasem to:

  • proces, którego celem jest efektywne kształtowanie czasu – ustalanie harmonogramów działań, tworzenie list zadań do wykonania, delegowanie obowiązków oraz stosowanie innych tego typu systemów, które pomagają zorganizować czas w sposób jak najbardziej efektywny, 
  • mądre zagospodarowywanie czasu działaniami, które przybliżą Cię do realizacji Twoich celów, 
  • podnoszenie skuteczności działania poprzez efektywniejsze wykorzystywanie czasu.

 

Droga do celu

Wyznaczenie celu w sposób przemyślany pozwala w dalszej kolejności prawidłowo inwestować w swoje działania czas, energię i koncentrację. Bez wątpienia warto zatem poświęcić… nieco czasu na refleksję w tym zakresie. Przydatne mogą okazać się zamieszczone dalej pytania. Pozwalają one doprecyzować, do czego naprawdę dążymy i na czym nam zależy.

Aby wytyczyć jasne cele zawodowe, ustal:

  • Co chcesz osiągnąć?
  • Czy Twoje cele współgrają ze sobą? Czy nie ma między nimi konfliktu?
  • Czy możesz określić cel nadrzędny i cele cząstkowe (prowadzące do niego)?
  • Czy znasz swoje mocne i słabe strony, które mogą pomagać i utrudniać realizację zamierzeń?

Właściwie postawiony sobie cel działania powinien spełniać następujące kryteria, a zatem cele:

  • należy określać i wybierać po rozpoznaniu potrzeb,
  • muszą być wykonalne w praktyce,
  • powinny być sformułowane w sposób precyzyjny i jasny,
  • powinny być zaakceptowane przez ich realizatorów,
  • nie mogą być wzajemnie sprzeczne i powinny być uszeregowane według hierarchii ważności,
  • wraz z celami trzeba określać kryteria oceny stopnia ich osiągnięcia.

Im wyraźniej postawiony cel, tym większa jasność, co do oceny wyników naszych działań. Im lepiej dobrane środki do osiągnięcia celu, tym większa pewność jego osiągnięcia. Dążenie do celu nadaje sens działaniu i życiu. Określanie celów to proces, który podlega stałym przekształceniom. Znajomość własnych celów i ich konsekwentna realizacja to angażowanie energii do czynności ważnych, zamiast rozpraszania jej na drobne, nieistotne sprawy. Przyjmuje się współcześnie, że umiejętność właściwego wyznaczania sobie celów do osiągnięcia jest jednym z bardzo istotnych warunków osiągania sukcesów. Bez wyraźnego poczucia celu nie można również zarządzać swoim czasem. A co w sytuacji, kiedy wyznaczony przez nas cel jest bardzo duży i odległy? Najczęściej jest to cel długoterminowy. Aby go osiągnąć, należy go podzielić na mniejsze cele, niczym salami na plasterki. Należy dzielić cele na mniejsze tak długo, aż powstaną proste do zrealizowania zadania – warto po ich osiągnięciu przyznać sobie nagrodę, aby podtrzymać motywację do dalszego działania, ale też, aby zakorzenić w naszej świadomości przyjemność i zasadność doprowadzania spraw do końca.

Kolejny krok 

Kiedy już ustalimy co chcemy osiągnąć i w jakim czasie, kolejnym krokiem jest sporządzenie planu – mapy określającej szczegółowo, jak to osiągnąć. Dzielimy cały okres pracy nad konkretnym działaniem na mniejsze odcinki czasowe. Rozpisujemy cele operacyjne – zapisując, co dokładnie i kiedy będziemy robić.

Pracownicy, którzy efektywnie gospodarują czasem pracy, osiągają wyraźne korzyści:

  • lepiej i szybciej osiągają cele zawodowe i osobiste,
  • oszczędzają i zdobywają czas na rzeczywiście ważne sprawy i cele,
  • mają rozeznanie we wszystkich projektach, zadaniach i działaniach, jakie prowadzą,
  • zyskują więcej wolnego czasu,
  • unikają gorączkowych działań i stresu,
  • mogą przewidzieć swoje działania w ciągu dnia pracy.

Należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy – według doświadczeń tylko jego 60%. Nieprzewidziane wydarzenia, zakłócenia („pożeracze czasu”), osobiste zainteresowania i potrzeby wymagają pozostawienia niewypełnionego, wolnego czasu. Rozkład czasu powinien składać się z trzech bloków: czynności zaplanowane, czynności nieoczekiwane (rezerwa czasu na czynności, których nie sposób przewidzieć i tym samym zaplanować) oraz czynności spontaniczne (zadania dodatkowe, czas aktywności interpersonalnej i twórczej). Rozkład czasu pracy na te trzy grupy powinien odbywać się zgodnie z regułą 60/20/20.

Tabela 1. Macierz Eisenhowera 

Źródło: Covey S.R., Merrill A.R., Najpierw rzeczy najważniejsze, MEDIUM, Warszawa 1998.

 

Zbiór zadań – plan czynności

Należy wymienić wszystkie czynności do wykonania w ciągu planowanego czasu. W przypadku pojawienia się wolnego czasu oraz przy sporządzaniu planu na następny okres punktem wyjścia mogą być niezałatwione sprawy z tej listy:

  1. Realistyczne planowanie - Należy planować tylko taką liczbę zadań, która jest możliwa do zrealizowania.
  2. Sprawy niezałatwione - Należy nanieść wszystkie niezałatwione zadania, z których nie rezygnujemy, na plan następny. Dzięki temu staną się one widoczne i zostaną uwzględnione w procesie dalszego planowania.
  3. Terminy wykonania - Należy wyznaczyć ostateczne terminy załatwiania poszczególnych spraw. W ten sposób można uniknąć opóźnień wynikających z niezdecydowania i przesuwania czynności na inny termin.
  4. Priorytety (hierarchia ważności) - Należy dokładnie wiedzieć, co i według jakiej hierarchii ważności należy załatwić.
  5. Delegacja - Od samego początku trzeba określić, które zadania muszą być załatwione osobiście, a które można przekazać do wykonania komuś innemu.
  6. „Pożeracze czasu” i rezerwy czasu - Należy zachować pewien procent czasu jako rezerwę na nieoczekiwane wizyty lub rozmowy telefoniczne, kryzysy lub zbyt nisko oszacowany czas wykonywania poszczególnych czynności. Należy spróbować zredukować zakłócenia.

Wybrane techniki zarządzania czasem

ĆWICZENIE: „ZŁODZIEJE MOJEGO CZASU – SAMOOCENA”

Spójrz na listę „złodziei czasu”. Pomyśl, na które z tych czynności poświęcasz  najwięcej czasu. Wypełnij tabelę. Postaraj się być wobec siebie uczciwy.

 

Jakie masz refleksje po wypełnieniu tej ankiety? Czy są takie pytania, na które odpowiedziałeś: prawie zawsze lub często? Czy nadmiernie absorbują Cię któreś z wymienionych złodziei czasu? Jeśli tak, pomyśl, jak mógłbyś je ograniczyć?


 

 

Zadania, które mamy do wykonania, możemy poukładać według dwóch kryteriów: ważności oraz pilności. Jedną z najbardziej rozpowszechnionych technik wykorzystujących tę zasadę jest Macierz Eisenhowera, która pozwala na ułożenie poszczególnych prac we właściwej kolejności. Dwight D. Eisenhower, generał Armii i prezydent USA, zasłynął z bardzo dobrej organizacji własnego czasu. Stworzył matrycę ułatwiającą klasyfikowanie priorytetów i zadań do wykonania. Jest to współcześnie bardzo popularne narzędzie zarządzania sobą w czasie. Zadania w matrycy są pogrupowane według natężenia dwóch wymiarów – ważności zadania, czyli tego, na ile dane zadanie przybliża nas do osiągnięcia sukcesu oraz pilności, czyli czasu reakcji z naszej strony. Zadanie ważne i pilne (A) wykonaj osobiście i od razu. Zadanie ważne, ale mniej pilne (B), wykonaj w drugiej kolejności lub deleguj. Zadanie nieważne, lecz pilne (C), zleć komuś innemu lub wykonaj w trzeciej kolejności. Zadania mało ważne i niepilne (D) wyrzuć do kosza.

Metoda 80/20 tzw. zasada Pareto – to popularna zasada opracowana przez włoskiego ekonomistę markiza Vilfredo Federico Damaso Pareto, kt...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań czasopisma "Doradca w Pomocy Społecznej"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • pełen dostęp do archiwalnych numerów czasopisma w wersji elektronicznej
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy