Dołącz do czytelników
Brak wyników

Kierownik ops

12 grudnia 2018

NR 60 (Grudzień 2018)

Podróże służbowe pracowników socjalnych

0 259

Pracownicy ośrodków pomocy społecznej odbywający podróż służbową mają prawo do zwrotu kosztów przejazdu oraz innych należności z tym związanych, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Akt ten został wydany na podstawie art.775 § 2 Kodeksu pracy. Kiedy i w jakim trybie należy rozliczyć podróże służbowe pracowników OPS?

Z uwagi na zapis art. 123 ustawy o pracownikach samorządowych, mówiący, że prawa i obowiązki pracowników zatrudnionych w samorządowych jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej regulują przepisy o pracownikach samorządowych, należy sięgnąć do art. 41 ustawy o pracownikach samorządowych. Wynika z niego, iż pracownikowi samorządowemu wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na zasadach określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom samorządowej sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, wydanych na podstawie Kodeksu pracy.

Podróż służbowa a jazdy lokalne

Zgodnie z art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej, pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku lub przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych poza siedzibą jednostki, przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych, w przypadku braku możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji zatrudniającego go pracodawcy.
W takiej sytuacji nie mamy do czynienia z podróżą służbową, lecz z tzw. jazdami lokalnymi, rozliczanymi w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Stosownie do przepisów tego rozporządzenia pracodawca rekompensuje pracownikowi koszty używania samochodu do wspomnianych celów poprzez wypłatę:

  • ryczałtu albo
  • należności w wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu i liczby przejechanych kilometrów.

Wysokość ryczałtu ustala się jako iloczyn:

  • miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne, określonego przez pracodawcę oraz
  • obowiązującej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Generalnie wspomniany limit w zależności od liczby mieszkańców w gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:

  • 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
  • 500 km –ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
  • 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Warunki podróży służbowej

Aby mówić o podróży służbowej pracownika, muszą być spełnione łącznie trzy warunki:

  • podróż odbywa się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
  • jest wykonywana na polecenie pracodawcy,
  • w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.

Ważne znaczenie ma także określenie miejsca pracy, którym może być konkretny adres siedziby pracodawcy, ale również bardziej ogólnie, poprzez wskazanie jakiegoś obszaru (np. gminy). Orzecznictwo Sądu Najwyższego wskazuje, że podróż służbowa polega na wykonaniu innego zadania niż zakres codziennych obowiązków pracownika, a ponadto jest zdarzeniem incydentalnym. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 4 lutego 2009 r. (sygn. akt: II PK 230/08) – nie jest podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach.
Należności przewidziane art. 775 § 1 Kodeksu pracy powinny służyć rekompensowaniu wydatków ponoszonych przez pracownika w odbywanej sporadycznie podróży służbowej, a nie wykonującego pracę polegającą na stałym pokonywaniu przestrzeni. Pojęcie „stałe miejsce pracy” oznacza zatem „miejsce wykonywania pracy”.

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.
Koszty te pokrywane są ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z późn. zm.). 

Należności z tytułu podróży służbowej

Minister Pracy i Polityki Socjalnej określił w drodze rozporządzenia w szczególności wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
Pracownikowi opieki społecznej z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, przysługują następujące należności:

  1. diety;
  2. zwrot kosztów:
    1. przejazdów,
    2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
    3. noclegów,
    4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
Na wniosek pracownika kierownik ośrodka może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która jednak nie może być wyższa niż:

  • 0,5214 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
  • 0,8358 zł dla samochodów o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,
  • 0,2302 zł dla motocykli,
  • 0,1382 zł dla motorowerów.

Pracownikowi zwraca się także inne niezbędne wydatki w udokumentowanej wysokości, poniesione w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej. Warunkiem jest jednak, aby zostały one określone lub uznane przez pracodawcę. Obejmują one opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej.
Pracownik OPS dokonuje rozliczenia kosztów podróży służbowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli jednak przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Podróż krajowa

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca. Kierownik ośrodka może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika (§ 6 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych).
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

  • jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
    • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
    • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
    • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
  • jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
    • do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
    • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje m.in. za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika lub jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia (również w przypadku korzystania z usługi hotelarskiej), przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 25% diety,
  • obiad – 50% diety,
  • kolacja – 25% diety.

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (maks. 600 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może jednak wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej wskazany limit.
Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył żadnego rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, przy czym nocleg musi wówczas trwać co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 a 7.
Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Dodatkowo za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety (6 zł), pod warunkiem, że pracownik z takiej komunikacji musi korzystać.
Kierownik OPS, na wniosek pracownika, może wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej – wówczas ryczałt nie przysługuje.
Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
Na wniosek pracownika szef może także wypłacić zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Podróż zagraniczna

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.
Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

  • lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
  • lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
  • morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

  • za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
  • za niepełną dobę podróży zagranicznej:
    • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
    • ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
    • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia. Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia (w tym również w przypadku korzystania z usługi hotelarskiej), przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 15% diety,
  • obiad – 30% diety,
  • kolacja – 30% diety.

Pracownik OPS dokonuje rozliczenia kosztów podróży służbowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli jednak przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Dieta nie przysługuje pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie. Jeżeli jednak należność pieniężna jest niższa od diety, przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
W przypadku pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej, za każdy dzień (dobę) przysługuje 25% diety.
Za nocleg podczas podróży zagranicznej...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań czasopisma "Doradca w Pomocy Społecznej"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • pełen dostęp do archiwalnych numerów czasopisma w wersji elektronicznej
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy