Dołącz do czytelników
Brak wyników

Tematu numeru

28 marca 2019

NR 62 (Marzec 2019)

Kierownik jednostki pomocy społecznej - Coach, dyktator czy desperat?

0 18

Od kierowników jednostek organizacyjnych pomocy społecznej wymaga się bardzo wiele – oczekuje się, że będzie spokój i klienci pomocy społecznej nie będą absorbować włodarzy gminy (wymagania władz), że ludzie będą mieli zaspokojone potrzeby, nawet bez minimalnego wkładu własnego (oczekiwanie mieszkańców), że praca będzie dobrze zorganizowana, a zarobki do niej adekwatne (oczekiwanie pracowników). Te wszystkie oczekiwania należy zderzyć jeszcze z niewystarczającymi środkami finansowymi oraz świadomością, że jeśli coś się zdarzy złego, to media zaczną od pytania – „gdzie była pomoc społeczna?”.

Mimo wielu wymogów, jakie stawia się kierownikom, zdaje się, że najmniejszą wartość przypisuje się umiejętności zarządzania zespołem. Należy przyznać, że pomimo braku takich oczekiwań większość znanych nam kierowników ma świadomość, jak ważni są ludzie, którymi zarządzają i starają się – w miarę swoich możliwości – dbać o swoją kadrę. W nadmiarze obowiązków, jakie na nich spadają, szczególnie należą się im słowa uznania. 
Artykuł nie jest krytyką ich działań, chcemy podzielić się jedynie swoimi refleksjami, przekazać wiedzę innych z zakresu zrządzania zespołem po to, by może skłonić zapracowanych kierowników do chwili refleksji. Zastanowienia się, czy nie mogę zrobić czegoś inaczej – tak, by mi i zespołowi, za który odpowiadam, było lepiej. Słowo „odpowiedzialność” jest tutaj kluczowe. Pomimo tego, że zarządzanie jest procesem złożonym, zdefiniować można je prosto – jako określenie oczekiwań wobec ludzi i dopilnowanie, aby wykonali je w najbardziej efektywny sposób. 
Nasza obserwacja działalności poszczególnych jednostek w obszarze pomocy społecznej uświadamia nam, jak różne są osobowości ich kierowników i jak ich indywidualne cechy pomagają (a czasem przeszkadzają) w kierowaniu jednostką. Jednocześnie mamy również świadomość, że umiejętność zarządzania taką jednostką jest stosunkowo rzadko brana pod uwagę w momencie powierzania funkcji kierownika ośrodka. Komisje konkursowe, decydujące o obsadzeniu stanowiska kierownika OPS, rzadko kiedy zwracają uwagę na szczególne predyspozycje związane z kierowaniem zespołem. Najczęściej wyboru kandydata na kierownika dokonuje się po sprawdzeniu, czy posiada on ustawowe kwalifikacje przewidziane w art. 122 ustawy o pomocy społecznej i jak wyobraża sobie organizację ośrodka po powierzeniu mu tej funkcji.
Dopiero zderzenie z rzeczywistością – braki kadrowe, ograniczenia finansowe i te wszystkie oczekiwania, które wymieniłyśmy – staje się „poligonem doświadczalnym” dla kierownika. To, czy poradzi on sobie z wyzwaniami, zależy wyłącznie od jego umiejętności radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych i od siły jego charakteru.
Zdarza się zatem, że kierownik, chcąc sprostać oczekiwaniom włodarzy gminy (którzy – co wiemy niemal wszyscy funkcjonujący w obszarze pomocy społecznej – najchętniej na pomoc społeczną zrzuciliby wszelkie zadania, którym można choć odrobinę przypisać znaczenie „społeczne”), zapominają, że ich pracownicy, oprócz życia zawodowego, mają także sfery zainteresowań,  życie rodzinne, a dodatkowe zadania przyjmują bez sprzeciwu i bez dopominania się o zwiększenie etatów, a o za tym idzie – funduszu wynagrodzeń. Zdarza się i tak, że kierownik wizjoner zapomina przekazać swoim pracownikom założeń swojej wizji, a brak tej wiedzy wywołuje w pracownikach niepokój, a czasem konflikt pomiędzy poszczególnymi grupami pracowników wywołany przeświadczeniem, że „ta druga grupa” pracuje mniej efektywnie czy po prostu mniej. Bywa i tak, że kierownik w trosce o swoje stanowisko nadmiernie dostosowuje się do oczekiwań innych – władz oczekujących „świętego spokoju” i klientów oczekujących pomocy, najchętniej finansowej – co prowadzi do sytuacji, że jakakolwiek praca z klientami nad ich aktywizacją i samodzielnością nie ma szansy powodzenia. Na całe szczęście zdarza się i tak, że swoim profesjonalizmem kierownik potrafi zarazić cały zespół, a także przekonać i wójta, i radnych, że podejmowane przez niego decyzje są sprawiedliwe, słuszne i trafne.

Charyzma, mimo że najczęściej przypisywana na podstawie ekspresji emocjonalnej, w zasadzie odzwierciedla zrównoważony poziom posiadania wszystkich kompetencji społecznych. I tak osoby, które są uważane za charyzmatycznych, mają po prostu ponadprzeciętną umiejętność postępowania z innymi ludźmi.
Ronald Riggio 

Zarządzanie zespołem 

Zarządzanie ludźmi jest sztuką, umiejętnością, której sprostać trudno. Każda organizacja (również jednostka pomocy społecznej) ma cztery podstawowe zasoby: ludzkie, materialne, finansowe oraz informacyjne. Zarządzanie nie jest niczym innym, niż koordynowaniem i wykorzystywaniem wymienionych zasobów do osiągania celów organizacji. Zadaniem kierownika jest łączenie i koordynacja zasobów poprzez:

  • planowanie, czyli określanie celów, 
  • podejmowanie decyzji dotyczących wyboru najlepszych sposobów realizacji,
  • organizowanie, czyli porządkowanie działań i zasobów,
  • kierowanie ludźmi, czyli ich pracą na rzecz realizacji celów organizacji, 
  • kontrolowanie, czyli obserwacja realizowanych działań. 

Tylko tyle i aż tyle. Nawet najlepszy kierownik nie poradzi sobie z tym zadaniem, jeśli nie stworzy odpowiedniego zespołu, z którym będzie je realizować. 
Definicji zespołu jest wiele. Na potrzeby artykułu przytaczamy dwie:

  • „mała grupa ludzi, posiadających komplementarne umiejętności, prezentujących wspólne podejście do pracy, prawdziwie zaangażowanych w działania zmierzające do osiągnięcia wspólnego celu ogólnego i celów szczegółowych, za które wszyscy czują się wspólnie odpowiedzialni”1, oraz
  • „zbiór ludzi, którzy muszą polegać na skumulowanej wiedzy, umiejętnościach i talentach każdego z wzajemnie zależnych członków zespołu. Każdy zespół jest grupą, jednak nie każda grupa jest zespołem2”. 


Dodatkowo najważniejsze cechy, które powinien posiadać dobry zespół to:

  • składać się z takiej liczby członków, by komunikacja pomiędzy nimi przebiegała bez zakłóceń – w opracowaniach spotyka się liczby od 3 do 25 osób; z naszych obserwacji wynika, że skutecznie w sposób bezpośredni można zarządzać zespołem około od 10 do 12 osób;
  • członkowie zespołu powinni posiadać zróżnicowane kompetencje, należą do nich: wiedza specjalistyczna, umiejętności rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji oraz umiejętności interpersonalne;
  • występowanie w zespole zaangażowania w pracę na rzecz wspólnego celu oraz wspólne cele działania; świadomość celów i poczucie ich wspólnoty buduje zaangażowanie.

Ważne

Bardzo często w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej pomija się ten ostatni element zarządzania. Kierownicy zakładają, że cele są zdefiniowane w obowiązujących aktach prawnych – nie jest to do końca prawda. Realizacja przepisów to początek budowania wspólnoty celów w zespole. 
Budowanie misji oraz wyznaczanie celów jest bardzo rzadkim elementem tworzenia zespołów w jednostkach pomocy społecznej – a szkoda, gdyż „rola” wspólnego celu oraz celów szczegółowych jest kluczowa, bowiem jasno określony wspólny cel motywuje członków zespołu do działania3.


Określanie celów 

Przy określaniu celów warto kierować się zasadą SMART (SMART – koncepcja formułowania celów w dziedzinie planowania, będąca zbiorem pięciu postulatów dotyczących cech, którymi powinien się charakteryzować poprawnie sformułowany cel. Warunki poprawnie sformułowanych celów nazwano od pierwszych liter zasadą SMART). Cele muszą być zatem: 

  • Skonkretyzowane – należy je określać możliwie konkretnie. 
  • Mierzalne – każdy cel musi mieć swój wskaźnik, na podstawie którego będzie oceniana jego realizacja. 
  • Akceptowalne – pracownicy, którzy będą realizować cel, muszą go akceptować, inaczej nie zechcą go realizować.
  • Realne – posiadane zasoby muszą być wystarczające dla realizacji celu. 
  • Terminowe – cele powinny posiadać termin wykonania. 

W rozszerzonej wersji tej zasady – SMARTER – wyróżnia się jeszcze:

  • E: exciting – ekscytujący – zapewne znacie to uczucie, gdy wyznaczając sobie jakiś cel, nie możecie doczekać się, co się stanie jak już go osiągniecie, ekscytacja popycha do działania i daje siłę; wasz cel powinien być ekscytujący, ekscytacja w dążeniu do celu da Wam dodatkową motywację i pozwoli przetrwać trudne chwile; to Wasz motor d...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań czasopisma "Doradca w Pomocy Społecznej"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • pełen dostęp do archiwalnych numerów czasopisma w wersji elektronicznej
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy