Dołącz do czytelników
Brak wyników

Kierownik ops

17 lipca 2019

NR 66 (Lipiec 2019)

Podróże służbowe pracowników ośrodka pomocy społecznej

0 90

Pracownicy OPS udający się w podróż służbową mogą liczyć na szereg bardzo konkretnych rozwiązań, m.in.: dotyczących kilometrówki, opłat za bagaż w podróży zagranicznej czy regulujących zwrot kosztów delegacji, które to kwestie szczegółowo omawiają obowiązujące przepisy.

Ogólne przepisy dotyczące podróży służbowych w ośrodku pomocy społecznej znajdziemy w Kodeksie pracy (art. 775 Kodeksu pracy). Po bardziej szczegółowe regulacje trzeba natomiast sięgnąć do przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z dnia 29 stycznia 2013 r. (Dz. U. z 2013 r., poz. 167) – wydanych na podstawie art. 775 § 2 Kodeksu pracy.

Zacznijmy od tego, co jest podróżą służbową. Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Pracownik w związku z odbywaniem podróży służbowej jest uprawniony do otrzymania od pracodawcy kosztów związanych z podróżą służbową. Zarówno wysokość tych kosztów, jak i warunki ich ustalania w Ośrodku Pomocy Społecznej zostały uregulowane w przywołanym już rozporządzeniu.

Przepisy rozporządzenia dotyczą zarówno krajowych, jak i zagranicznych podróży służbowych. Należy przy tym pamiętać, że o terminie i miejscu podróży służbowej pracownika decyduje pracodawca.

Pracownik, który odbywa podróż służbową (czy to krajową, czy zagraniczną) ma prawo zarówno do diety, jak i do zwrotu kosztów. Pracownik może domagać się zwrotu następujących kosztów:

  • przejazdów (czyli kosztów przejazdów na miejsce, do którego został wysłany),
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej (czyli koszty związane z dojazdami już w samym miejscu, do którego został wysłany),
  • noclegów,
  • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
     

Pamiętaj

To pracodawca decyduje, jakim środkiem transportu, jakiego rodzaju i jakiej klasy będzie podróżował pracownik odbywający podróż służbową w kraju, czy za granicą. Należy zatem pamiętać, że środek transportu właściwy dla odbycia podróży służbowej zawsze określa pracodawca.


Pracownik musi przy tym pamiętać, aby wysokość poniesionych kosztów przejazdu udokumentować biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami. Pracodawca uwzględnia posiadaną przez pracownika ulgę na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Przykład

Pracodawca wyraził zgodę na podróż pracownika pociągiem drugiej klasy. Pracownik po zakończonej podróży służbowej przynosi do rozliczenia bilet drugiej klasy, za który zapłacił 47 zł. Cała kwota tytułem zakupu biletu powinna zostać pracownikowi zwrócona (bądź rozliczona z otrzymaną uprzednio przez pracownika zaliczką).

Kilometrówka

Jeżeli pracownik chciałby skorzystać z własnego samochodu, motocykla czy motoroweru musi uzyskać zgodę pracodawcy na przejazd takim właśnie środkiem transportu. Jeżeli pracodawca wyrazi na to zgodę, wypłaca pracownikowi zwrot kosztów przejazdu liczony następująco:
zw = liczba km x stawka za 1 km:
zw – zwrot kosztów związanych z korzystaniem przez pracownika z własnego środka transportu (samochodu, motocykla albo motoroweru);
liczba km – liczba przejechanych kilometrów;
stawka za 1 km – stawka za 1 km przebiegu w wysokości nie wyższej niż wynikająca z przepisów Rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z dnia 25 marca 2002 r., Dz. U. Nr 27, poz. 271.
 

Ważne

Minimalna stawka za 1 km przebiegu:

  1. dla samochodu osobowego:
    a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
    b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
  2. dla motocykla – 0,2302 zł,
  3. dla motoroweru – 0,1382 zł.


Przykład

Jeżeli pracownik pokonał swoim samochodem (o pojemności silnika powyżej 900 cm3) 350 km, wówczas powinien otrzymać tytułem zwrotu kosztów przejazdu kwotę 292,53 zł. Oczywiście zwrot kosztów będzie przysługiwał, gdy pracodawca zaakceptuje przejazd przez pracownika jego autem.

Ponadto, jeżeli pracownik poniósł takie koszty, jak: opłata za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki związane bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej, wówczas pracodawca – o ile określił lub uznał te wydatki – dokona ich zwrotu, po udokumentowaniu ich poniesienia przez pracownika. Pracownik przed poniesieniem tych kosztów powinien więc ustalić, czy zostaną mu one zwrócone przez pracodawcę.

Rozliczenie podróży służbowej

Rozliczenie kosztów podróży służbowej powinno odbyć się w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia pracownik powinien załączyć stosowne dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Tam, gdzie poszczególne dokumenty nie posiadają danych niezbędnych do rozliczenia księgowego (np. danych nabywcy), należy dołączyć dodatkowe wyjaśnienia w formie np. adnotacji lub oświadczeń.

Jeżeli przedstawienie dokumentów nie jest możliwe (np. pracownik je zgubił), wówczas powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Pracownik nie musi składać dokumentów dotyczących diet oraz wydatków objętych ryczałtami – jednak w uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Omawiane regulacje znajdują zastosowanie w przypadku podróży służbowej krajowej i zagranicznej.

Regulacje szczególne dotyczące podróży krajowej

Pracodawca decyduje o tym, jaka miejscowość będzie miejscowością rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej. Taką miejscowością może być nie tylko miejscowość, w której pracownik na co dzień świadczy pracę, ale także miejscowość stałego lub czasowego pobytu pracownika. Warto uregulować tę kwestię w regulaminie pracy.

Dieta w podróży krajowej

W przypadku podróży krajowej pracownikowi przysługuje dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi ona 30 zł za dobę podróży.

Należność z tytułu diety oblicza się za czas od momentu rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego.

Jeżeli podróż trwa maksymalnie jedną dobę, wówczas dieta wynosi:

  • jeżeli podróż trwa mniej niż 8 godzin – 0 zł,
  • jeżeli podróż trwa od 8 do 12 godzin – 15 zł (50% diety),
  • jeżeli podróż trwa ponad 12 godzin – 30 zł (dieta w pełnej wysokości).

Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, wówczas za każdą dobę przysługuje dieta w wysokości 30 zł, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin – 15 zł (50% diety),
  • ponad 8 godzin – 30 zł (dieta w pełnej wysokości).

Dieta będzie podlegać zmniejszeniu, jeżeli pracownikowi zostanie zapewnione bezpłatne wyżywienie. Dieta zmniejszy się o 25%, jeżeli pracownik otrzyma bezpłatne śniadanie albo bezpłatną kolację. W przypadku bezpłatnego obiadu dieta będzie mniejsza o 50%. W takich samych proporcjach dieta ulegnie obniżeniu, jeżeli pracownik skorzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

Pracownik nie otrzyma diety w dwóch sytuacjach:

  • za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadku przebywania pracownika w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni w czasie przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem,
  • jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Za całodzienne wyżywienie należy uznać śniadanie, obiad i kolację.

Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. 
Pracownik w związku z odbywaniem podróży służbowej jest uprawniony do otrzymania od pracodawcy kosztów związanych z podróżą służbową.

Przykład 1
Pracownik uczestniczył w szkoleniu od 17 do 19 kwietnia 2019 r. Rozpoczął podróż służbową 17 kwietnia o g. 8.00, a zakończył 19 kwietnia o g. 22.00. Nie zapewniono mu żadnego wyżywienia w trakcie podróży. Wyliczenie diety wygląda więc następująco:

  • 17 kwietnia – g. 8.00 – 24.00 – 16 godzin,
  • 18 kwietnia – g. 0.00 – 24.00 – 24 godziny,
  • 19 kwietnia – g. 0.00 – 22.00 – 22 godziny.

16 + 24 + 22 godziny = 62 godziny. Pracownikowi przysługuje dieta w wysokości 90 zł (3 x 30 zł),

Przykład 2
Pracownik uczestniczył w szkoleniu od 9 do 10 kwietnia 2019 r. Rozpoczął podróż służbową 9 kwietnia o g. 4.00, a zakończył 10 kwietnia o g. 18.00. Otrzymał jedno śniadanie i jeden obiad. Wyliczenie diety wygląda następująco:

  • 9 kwietnia – g. 4.00 – 24.00 – 20 godzin,
  • 10 kwietnia – g. 0.00 – 18.00 – 18 godzin.

20 + 18 godzin = 38 godzin. Pracownikowi przysługuje dieta w wysokości 60 zł (2 x 30 zł). Dietę tę należy obniżyć o jedno śniadanie i jeden obiad, czyli 60 zł – 7,50 zł – 15 zł = 37,50 zł,

Przykład 3
Pracownik uczestniczył w szkoleniu od 26 do 27 marca 2019 r. Rozpoczął podróż służbową 26 marca o g. 10.00, a zakończył 27 marca o g. 12.00. Otrzymał jedną kolację. Wyliczenie diety wygląda następująco:

  • 26 marca – g. 10.00 – 24.00 – 14 godzin,
  • 27 marca – g. 0.00 – 12.00 – 12 godzin,

14 + 12 godzin = 26 godzin. Pracownikowi przysługuje dieta w wysokości 45 zł (30 zł + 15 zł). Dietę tę należy obniżyć o jedną kolację, czyli 45 zł – 7,50 zł = 37,50 zł

Przykład 4
Pracownik uczestniczył w szkoleniu od 26 do 27 marca 2019 r. Rozpoczął podróż służbową 26 marca o g. 10.00, a zakończył 27 marca o g. 12.00. Otrzymał dwa śniadania i dwa obiady. Wyliczenie diety wygląda następująco:

  • 26 marca – g. 10.00 – 24.00 – 14 godzin,
  • 27 marca – g. 0.00 – 12.00 – 12 godzin.

14 + 12 godzin = 26 godzin. Pracownikowi przysługuje dieta w wysokości 45 zł (30 zł + 15 zł). Dietę tę należy obniżyć o dwa śniadania i dwa obiady, czyli 45 zł – 15 zł – 30 zł = 0 zł.
Pracownik nie otrzyma diety.

Nocleg w podróży krajowej – zwrot kosztów albo ryczałt

Za nocleg w podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Za jedną dobę hotelową zwrot kosztów nie może przekroczyć dwudziestokrotności stawki diety (czyli 600 zł). 

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przewyższającej ustalony limit. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, a więc 45 zł. Ryczałt należy się tylko wówczas, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy 21 a 7. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu (jeżeli pracownik podróżował np. koleją lub autobusem w nocy), a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego l...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów.

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań czasopisma "Doradca w Pomocy Społecznej"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • pełen dostęp do archiwalnych numerów czasopisma w wersji elektronicznej
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy