Dołącz do czytelników
Brak wyników

Prawo pod lupą

21 lutego 2022

W jaki sposób automatyzacja procesów może usprawnić pracę pracowników instytucji publicznych?

0 528

Automatyzacja procesów biurowych to zjawisko, z którym mamy do czynienia coraz częściej, również w urzędach, i szerzej – w administracji publicznej. W jaki sposób systemy informatyczne mogą wesprzeć pracowników tych instytucji?

Praca administracyjna to w dużej mierze konieczność wykonywania powtarzalnych czynności, które stają się monotonne, a wówczas łatwo o błąd, lub zabierają czas potrzebny do realizacji innych zadań. Dodatkowo „ręczna” obsługa poszczególnych procesów oznacza ich wydłużenie. Tymczasem obecnie zastosowanie nowoczesnych technologii jest rozwiązaniem coraz tańszym i łatwiejszym do wdrożenia.

Automatyzacja procesów to przede wszystkim koniec z męczącą biurokracją

Modernizacja pracy instytucji publicznych jest nieunikniona. To nie tylko odpowiedź na potrzeby klientów oczekujących szybszego załatwienia sprawy. To przede wszystkim ułatwienia dla pracowników w wykonywanych codziennie czynnościach. Prawidłowo zoptymalizowane systemy informatyczne mogą przyśpieszyć np. żmudną i powtarzalną obsługę korespondencji instytucjonalnej. Zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu usprawni pracę różnych jednostek organizacyjnych na wielu polach ich działalności.

Chyba każdy, kto musi wysłać pismo jako załącznik poprzez system ePUAP, wie, że to nie takie proste. Zdarzają się problemy z wysłaniem pliku na serwer oraz niekończące się komunikaty o wygaśnięciu sesji. Inna sprawa to wyszukanie adresata – czasem trzeba przejrzeć kilka, kilkanaście stron, zanim odnajdziemy go na liście. Wszystkie te problemy rozwiązuje automatyzacja za pośrednictwem systemu Urząd ePUAP firmy Currenda. Jego obsługa jest intuicyjna i prosta. Po zaadresowaniu program wysyła nasze pisma, a my możemy zająć się innymi ważnymi zadaniami. W tym pracą w terenie. Program znacznie ułatwił proces odbioru i wysyłki pism. Dzięki możliwości filtrowania korespondencji wychodzącej mogę odszukać, kiedy i co było wysłane. Nie wyobrażam sobie już obsługi ePUAP-u poprzez stronę www – mówi Dawid Baczewski, pracownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tczewie

Rozwiązanie informatyczne Urząd ePUAP zapewnia automatyzację pracy instytucji publicznych w zakresie wysyłki pism i odbioru odpowiedzi za pośrednictwem systemu ePUAP. Umożliwia sprawną korespondencję i eliminuje wszystkie czasochłonne czynności związanie z ręcznym wysyłaniem i odbieraniem pism oraz ich zarządzaniem. Rozwiązanie pozwala także na dwustronne przekazywanie pism i zarządzanie nimi w przestrzeni wirtualnej. W praktyce oznacza to, że pilną sprawę urzędową realizuje się szybko i bezproblemowo, bez konieczności dodatkowego logowania się na stronę epuap.gov.pl. Zarówno klient, jak i urzędnik są zadowoleni – po jednej stronie z szybkiej i sprawnej obsługi, po drugiej – z zaoszczędzonego czasu i eliminacji uciążliwych czynności biurokratycznych.

Zastosowanie automatyzacji wysyłek urzędowych wprowadza duże oszczędności. Instytucje publiczne w przeliczeniu na poświęcony czas na ręczne przygotowanie korespondencji oraz koszty przesyłek pocztowych zyskują od 3 500 zł do 7 000 zł oszczędności miesięcznie, w zależności od wielkości placówki. Możesz liczyć na naszą wiedze i doświadczenie – działamy na rynku od ponad 20 lat. Zapewnimy Ci niezbędne narzędzia - dodaje Agnieszka Szturo, Dyrektor Działu Sprzedaży Currenda Sp. z o.o.

Przypisy