Dołącz do czytelników
Brak wyników

Prawo pod lupą

25 maja 2021

NR 81 (Maj 2021)

Najczęstsze błędy proceduralne w decyzjach administracyjnych

20

Zgodnie z przepisem art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego ( (t.j.: Dz. U. z 2021 r., poz. 735), organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, chyba że przepisy Kodeksu stanowią inaczej. Jakkolwiek Kodeks postępowania administracyjnego nie definiuje wprost pojęcia „decyzja”, to jednak w przepisie art. 107 Kodeksu, wymienione zostały elementy formalne decyzji. W niniejszym artykule omówione zostaną zatem najczęstsze błędy proceduralne w decyzjach administracyjnych w odniesieniu do określonych prawem elementów składowych decyzji administracyjnej.

Zgodnie z przepisem art. 107 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, decyzja zawiera:

POLECAMY

  • oznaczenie organu administracji publicznej;
  • datę wydania;
  • oznaczenie strony lub stron;
  • powołanie podstawy prawnej;
  • rozstrzygnięcie;
  • uzasadnienie faktyczne i prawne;
  • pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie oraz o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach zrzeczenia się odwołania;
  • podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji, a jeżeli decyzja wydana została w formie dokumentu elektronicznego – kwalifikowany podpis elektroniczny;
  • w przypadku decyzji, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego, sprzeciw od decyzji lub skarga do sądu administracyjnego – pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa, sprzeciwu od decyzji lub skargi oraz wysokości opłaty od powództwa lub wpisu od skargi lub sprzeciwu od decyzji, jeżeli mają one charakter stały, albo podstawie do wyliczenia opłaty lub wpisu o charakterze stosunkowym, a także możliwości ubiegania się przez stronę o zwolnienie od kosztów albo przyznanie prawa pomocy.

Oznaczenie organu administracji publicznej

Jak wynika z przywołanego przepisu, Kodeks postępowania administracyjnego wskazuje na pierwszym miejscu oznaczenie organu administracji publicznej, który ją wydał. Prawidłowe oznaczenie organu polega na podaniu pełnej nazwy organu i jego siedziby (adresu). Brak oznaczenia organu, pozbawia dany akt charakteru decyzji administracyjnej. Oznaczenie organu ma kluczowe znaczenie dla oceny, czy decyzję wydał właściwy organ administracji publicznej. Oznaczenie organu przez podanie jego nazwy oraz podpisanie decyzji przez osobę upoważnioną do wydania decyzji nie jest jednak wystarczające. Należy podać także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby upoważnionej do wydania decyzji. Dopiero w ten sposób realizuje się zasadę dokładnego określenia organu. Wówczas bowiem znana staje się nie tylko nazwa organu, ale także osoba, która działa jako organ, albo działa z upoważnienia osoby wykonującej funkcję organu1.
Typowym błędem spotykanym w praktyce jest oznaczenie organu poprzez wskazanie jako organu – ośrodka pomocy społecznej, podczas gdy organem tym jest odpowiednio wójt (burmistrz, prezydent).

Data wydania

Przez datę wydania decyzji należy rozumieć datę wydania decyzji na piśmie. Datą wydania decyzji pisemnej jest dzień podpisania decyzji zawierającej wymagane prawem składniki. Oznaczenie daty decyzji jest niezwykle istotne z punktu widzenia oceny legalności decyzji, albowiem w danej sprawie miarodajny jest tylko stan prawny i faktyczny istniejący w dniu jej wydania. Innymi słowy, organ orzeka według stanu faktycznego i prawnego istniejącego w dacie wydawania przez nie decyzji2.
 

Ważne

Typowym błędem spotykanym w praktyce jest nie tyle samo wpisanie w decyzji określonej daty jej wydania, ile niepoczynienie ustaleń, czy we wskazanej dacie wydania obowiązują przepisy przywołane w podstawie prawnej decyzji. Jakkolwiek jest to rzadko spotykany błąd, nie mniej jednak jeśli już zaistnieje – stanowi podstawę do stwierdzenia nieważności decyzji na podstawie przepisu art. 156 
§ 1 pkt 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, zgodnie z którym organ administracji publicznej stwierdza nieważność decyzji, która wydana została bez podstawy prawnej lub z rażącym naruszeniem prawa. 


Przesłanka braku podstawy prawnej jest bowiem spełniona, gdy przepisy prawa powszechnie obowiązującego nie zawierają podstawy wydania w danej sytuacji decyzji administracyjnej. Brak ten może dotyczyć także części rozstrzygnięcia3.

Oznaczenie strony lub stron

Kolejnym istotnym elementem decyzji administracyjnej jest prawidłowe oznaczenie strony. Oznaczenie strony będącej osobą fizyczną polega na podaniu jej imienia oraz nazwiska, a także adresu zamieszkania (lub pobytu, względnie adresu podanego przez stronę do korespondencji).
Spotykany w praktyce błąd w oznaczeniu strony zwykle polega na mylnym podaniu nazwiska lub imienia albo adresu strony. W takiej sytuacji możliwe jest zastosowanie konstrukcji sprostowania decyzji w trybie przepisu art. 113 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, zgodnie z którym organ może z urzędu lub na żądanie strony prostować w drodze postanowienia błędy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanych przez ten organ decyzjach. Jakkolwiek przywołany tu przepis nie zawiera definicji legalnej oczywistej omyłki, ale z samego potocznego rozumienia tego pojęcia wynika, że chodzi w nim o błąd pisarski lub rachunkowy albo inny błąd lecz zawsze dostrzegalny „na pierwszy rzut oka”, ewidentny, łatwo zauważalny i niewymagający dodatkowych zabiegów myślowych, obliczeń czy ustaleń. Należy jednak podkreślić, że w tym trybie nie można dokonywać merytorycznej korekty rozstrzygnięć4.
Od powyższej sytuacji należy odróżnić przypadek, w którym jako stronę oznaczono podmiot, który nie był i nie może być stroną postępowania, bowiem postępowanie nie dotyczyło jego interesu prawnego lub obowiązku. Decyzja taka wówczas jest obarczona wadą, o której mowa w przepisie art. 156 § 1 pkt 4 Kodeksu, tj. decyzja została skierowana do osoby niebędącej stroną w sprawie, co skutkuje koniecznością stwierdzenia jej nieważności.
W zakresie oznaczania strony postępowania należy także pamiętać o sytuacji, w której strona jest osobą nieposiadającą zdolności do czynności prawnych np. dziecko, które jest uprawnione do świadczeń z funduszu alimentacyjnego na podstawie przepisów ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (t.j.: Dz. U. z 2020 r., poz. 808 z późn. zm.). Zgodnie z przepisem art. 28 Kodeksu, stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek, przy czym zgodnie z przepisem art. 30 § 1 Kodeksu, zdolność prawną i zdolność do czynności prawnych stron ocenia się według przepisów prawa cywilnego, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej, a w myśl przepisu art. 30 § 2 Kodeksu osoby fizyczne nieposiadające zdolności do czynności prawnych (np. dzieci) działają przez swych ustawowych przedstawicieli. Stąd też w przypadku dziecka decyzja rozstrzygająca o świadczeniu kierowana jest do osoby uprawnionej (dziecka), reprezentowanej przez przedstawiciela ustawowego (np. rodzica)5. Innymi słowy, oznaczenie strony w takim przypadku polegać będzie na wskazaniu dziecka jako strony (tj. jego imienia i nazwiska), tyle że reprezentowanego przez jego rodzica (z odpowiednim wskazaniem imienia i nazwiska tego rodzica oraz jego adresu – stosownie do uregulowania zawartego w przepisie art. 26 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym miejscem zamieszkania dziecka pozostającego pod władzą rodzicielską jest miejsce zamieszkania rodziców).

Powołanie podstawy prawnej

Zgodnie z przepisem art. 107 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania administracyjnego, decyzja zawiera powołanie podstawy prawnej, czyli przytoczenie przepisów prawa materialnego, na których organ opiera swoje rozstrzygnięcie. Jako podstawę prawną decyzji należy powoływać jedynie te przepisy proceduralne, które mają szczególny związek z decyzją. Powoływanie wszystkich przepisów Kodeksu, które miałyby zastosowanie w sprawie, jest zbędnym formalizmem. Podstawę prawną decyzji, obok przepisów proceduralnych stanowi także przytoczenie przepisów prawa materialnego, na których organ administracji opiera swoje rozstrzygnięcie danej sprawy administracyjnej co do jej istoty.
Obok powyższego należy wskazać, że podstawą prawną decyzji mogą być tylko przepisy prawne powszechnie obowiązujące, jak również obowiązujące w chwili wydawania decyzji.
Typowym błędem spotykanym w decyzjach są zatem: przywołane zbędne przepisy (przywołane w „nadmiarze” i niemające zastosowania odniesienia w danej decyzji) lub też przywołane przepisy nieobowiązujące w dacie wydania decyzji.

Rozstrzygnięcie

Rozstrzygnięcie decyzji jest jednym z elementów najistotniejszych każdej decyzji administracyjnej. Wyraża rezultat stosowania normy prawa materialnego do konkretnego przypadku, w danych okolicznościach faktycznych i przy uwzględnieniu zebranego materiału dowodowego. Ma zawsze charakter rozstrzygnięcia przesądzającego o istocie sprawy. W rozstrzygnięciu decyzji zostaje zatem wyrażona wola organu załatwiająca sprawę w tej formie. Treść rozstrzygnięcia jest równoznaczna z udzielonym stronie uprawnieniem albo też stanowi wypowiedź o odmowie przyznania jej żądanego uprawnienia. Rozstrzygnięcie wyraża rezultat stosowania normy prawa materialnego do konkretnego przypadku, w kontekście konkretnych okoliczności faktycznych i materiału dowodowego. Prawidłowe rozstrzygnięcie jako element decyzji administracyjnej musi być zredagowane w sposób jasny i zrozumiały dla adresata decyzji i niewymagający dodatkowych wyjaśnień ze strony organu. Rozstrzygnięcia nie można zatem ani domniemywać, ani wyprowadzać z treści uzasadnienia.
Zasadą jest, że konkretna decyzja administracyjna winna rozstrzygać konkretną sprawę. Jeśli sprawa toczy się na wniosek strony, to zakres przedmiotowy decyzji wydanej w takiej sprawie, winien pokrywać się z zakresem przedmiotowym jej wniosku. Tylko w takim przypadku zachodzi wnioskiem strony, a przedmiotem rozstrzygnięcia. Typowym błędem jest oderwanie przedmiotu rozstrzygnięcia od wniosku (żądania strony). Innymi słowy, organ rozstrzyga w sprawie, której wniosek nie dotyczył – przykładowo strona wnioskuje o stałą formę pomocy, a organ rozstrzygnął w przedmiocie świadczenia jednorazowego.

Uzasadnienie faktyczne i prawne

Uzasadnienie decyzji jest kolejnym obowiązkowym składnikiem decyzji, mającym na celu wyjaśnienie rozstrzygnięcia. Jego istotą jest objaśnienie toku myślenia organu prowadzącego do zastosowania przepisu prawnego w sprawie.
Zgodnie z przepisem art. 107 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego, uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne – musi zawierać wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa.
Uzasadnienie decyzji nie może ograniczać się do przedstawienia i umotywowania własnego stanowiska organu, jeżeli w toku postępowania strona podniosła zarzuty, wskazując na możliwą odmienną ocenę faktyczną bądź prawną sprawy, niż uczynił to organ administracji publicznej. Jeżeli przyjęte przez organ przesłanki faktyczne lub prawne, jak również ocena dowodów, budzą zastrzeżenia strony, w uzasadnieniu decyzji powinno zostać zawarte rozstrzygnięcie odnośnie tych wątpliwości. Zatem jeżeli strona podniosła, że w sprawie pozostają wątpliwości co do treści normy prawnej lub pozostają niedające się usunąć wątpliwości co do stanu faktycznego, to organ, nie rozstrzygając tych wątpliwości na korzyść strony, w uzasadnieniu decyzji musi odnieść się do argumentacji strony w tym zakresie. Braki postępowania dowodowego związane z niewyjaśnieniem określonych okoliczności, jak również ocena nieuwzględniająca całokształtu materiału dowodowego, zawsze prowadzą do naruszenia przepisu art. 107 
§ 3 Kodeksu, i są typowym błędem popełnianym przy sporządzaniu decyzji administracyjnej.

Pouczenie o odwołaniu oraz o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach zrzeczenia się odwołania

W pierwszej kolejności należy wskazać, że pouczenie o prawie odwołania powinno zawierać wskazanie organu odwoławczego, trybu pośredniego wniesienia odwołania oraz terminu wniesienia odwołania.
Termin do wniesienia środka odwoławczego ma charakter ustawowy. Przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego wprost określają długość ustawowego terminu do wniesienia odwołania oraz początek biegu takiego terminu. Ustawowego biegu terminu do wniesienia środka odwoławczego nie zmienia zatem ewentualne błędne pouczenie strony co do przysługiwania lub...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań czasopisma "Doradca w Pomocy Społecznej"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • pełen dostęp do archiwalnych numerów czasopisma w wersji elektronicznej
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy