Dołącz do czytelników
Brak wyników

Prawo pod lupą

7 września 2020

NR 75 (Sierpień 2020)

Doręczenie w rozumieniu przepisów kodeksu postępowania administracyjnego

78

Doręczenie jest czynnością procesową organu administracji publicznej, z którą przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.: Dz. U. z 2020 r., poz. 256 z późn. zm.) wiążą istotne skutki prawne, m.in. takie jak rozpoczęcie biegu terminów dokonania określonych czynności proceduralnych.

Instytucja doręczeń urzeczywistnia także zasadę czynnego udziału stron w postępowaniu, umożliwia bowiem stronie zapoznanie się z czynnościami organu albo uczestniczenie w tych czynnościach. Istotą kodeksowych regulacji dotyczących doręczeń jest ochrona obywatela przed nadużyciami ze strony administracji. 

POLECAMY

Czynny udział strony w postępowaniu – uwagi wstępne 

Zgodnie z przepisem art. 10 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, organy administracji publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Jak wynika z powyższego przepisu, umożliwienie stronie czynnego udziału w postępowaniu jest podstawowym obowiązkiem organu administracji. Należy wskazać w tym miejscu, że w postępowaniu administracyjnym za stronę nieposiadającą zdolności do czynności prawnych działa przedstawiciel ustawowy. Strona, nieposiadająca zdolności do czynności prawnych (np. osoba całkowicie ubezwłasnowolniona) jest wprawdzie adresatem decyzji wydanej w sprawie, ale wszystkie pisma, łącznie z decyzją, muszą być doręczone jej przedstawicielowi, ponieważ tylko on może odebrać pismo ze skutkiem prawnym. Doręczenie pisma stronie, jeśli działa ona przez ustawowego przedstawiciela, jest bezskuteczne (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z dnia 3 października 2017 r., sygn. akt: II SA/Lu 342/17). 
Kwestia realizacji wyżej wymienionej zasady czynnego udziału strony w postępowaniu wymaga także omówienia sytuacji, w której strona ustanowi pełnomocnika, zgodnie bowiem z przepisem art. 32 Kodeksu postępowania administracyjnego, strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Od dnia powiadomienia organu o ustanowieniu pełnomocnika powinien mieć on zapewniony czynny udział w postępowaniu, tak samo jak strona. Ewentualne pominięcie pełnomocnika w czynnościach postępowania wywołuje tożsamy skutek prawny jak pominięcie strony w postępowaniu administracyjnym. Zatem w sytuacji, gdy strona ustanowiła pełnomocnika, doręczenie pisma wyłącznie stronie, z pominięciem pełnomocnika, jest prawnie bezskuteczne i stanowi naruszenie zasady ogólnej czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 13 czerwca 2019 r., sygn. akt: III SA/Kr 345/19).

Doręczanie pism – kwestie ogólne

Zgodnie z przepisem art. 39 Kodeksu postępowania administracyjnego, organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r.  Prawo pocztowe (t.j.: Dz. U. z 2020 r. poz. 1041), przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
Przywołany przepis art. 39 k.p.a., nie ustanawia wiążącej organ kolejności wymienionych w tym przepisie doręczycieli pism. Istotne jest natomiast to, by doręczanie pism odbywało się za pokwitowaniem. Przez pokwitowanie należy rozumieć potwierdzenie doręczenia pisma przez odbierającego pismo swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Własnoręczny podpis odbierającego pismo potwierdza nie tylko jego odbiór, ale i datę doręczenia; wskazanie przez odbierającego daty doręczenia jest najlepszą rękojmią, że data ta jest zgodna z rzeczywistością (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 19 lutego 2020 r., sygn. akt: I SA/Po 926/19). Dysponowanie przez organ pokwitowaniem odbioru decyzji ma istotne znaczenie, zwłaszcza gdy adresat kwestionuje fakt jej doręczenia. Pocztowy dowód doręczenia adresatowi przesyłki jest bowiem dokumentem urzędowym potwierdzającym fakt i datę doręczenia, zgodnie z danymi na dokumencie tym umieszczonymi i jako taki korzysta z domnie-
mania prawdziwości.
Powołany przepis wprowadza także zasadę oficjalności doręczeń, zgodnie z którą obowiązek dokonywania wszelkich doręczeń z urzędu spoczywa na organie prowadzącym postępowanie administracyjne. Zasada ta znajduje zastosowanie w każdym postępowaniu. Zapewnia organowi administracyjnemu wpływ na tok postępowania. Służy zrównaniu pozycji prawnej podmiotów uczestniczących w postępowaniu. W efekcie, strony i inni uczestnicy postępowania ani nie muszą składać osobnych wniosków lub żądań co do doręczania im pism, ani nie muszą dowiadywać się w siedzibie organu, czy jest jakieś pismo do odebrania w ich sprawie. Jest to bowiem obowiązek organu (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 2 lipca 2020 r. sygn. akt: III SA/Po 166/19). 

Doręczanie pism drogą elektroniczną

Zgodnie z przepisem art. 391 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego, możliwe jest doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j.: Dz. U. z 2020 r., poz. 344). Ten sposób doręczenia jest możliwy, o ile strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następują-
cych warunków:

  1. złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej,
  2. wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny,
  3. wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.

Zgodnie z przepisem art. 391 § 1a k.p.a., organ administracji publicznej może zwrócić się do strony lub innego uczestnika postępowania o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego w innych, określonych przez organ kategoriach spraw indywidualnych załatwianych przez ten organ. Organ administracji publicznej może też wystąpić o wyrażenie zgody, o której mowa w wymienionych przepisach art. 391 § 1 pkt 3 lub w art. 391 § 1a k.p.a., przesyłając to wystąpienie za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny strony lub innego uczestnika postępowania.
Należy wskazać w tym miejscu, że jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania zrezygnuje z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, organ administracji publicznej doręcza pismo w sposób określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego (art. 391 § 1d k.p.a.).

Odbiorcy pism

Zasadą wynikającą z przepisu art. 40 § 1 k.p.a. postępowania administracyjnego jest to, że pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela – temu przedstawicielowi. Jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Jeżeli ustanowiono kilku pełnomocników, doręcza się pisma tylko jednemu pełnomocnikowi. Strona może wskazać takiego pełnomocnika (art. 40 § 2 k.p.a.). 

Ważne

Obowiązkiem strony (a także jej przedstawiciela ustawowego lub ustanowionego pełnomocnika) jest wskazanie adresu do doręczeń. Ponadto w toku postępowania, strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego. W razie zaniedbania tego obowiązku, doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny (art. 41 § 1 i 2 k.p.a.). Należy wskazać w tym miejscu, że dla przyjęcia fikcji prawnej doręczenia na nieaktualny adres w przypadku niepoinformowania przez stronę organu o zmianie adresu w toku postępowania konieczne jest faktyczne doręczenie stronie pouczenia o skutkach zaniechania powiadomienia o zmianie adresu (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 2 grudnia 2015 r., sygn. akt: II OSK 830/14). 


Ewentualny brak pouczenia przez organ administracji o obowiązku wynikającym z art. 41 § 1 k.p.a. (a więc obowiązku zawiadomienia organu administracji publicznej o każdej zmianie adresu) nie może powodować, że doręczenie pod dotychczasowym adresem będzie nieskuteczne. Obowiązek powiadomienia organu o zmianie miejsca zamieszkania jakkolwiek wynika z przepisów powszechnie obowiązującego prawa i jako taki powinien być stronom znany, to jednak organ powinien pouczyć o treści art. 41 § 1 i 2 k.p.a. strony postępowania, bowiem zobligowany jest do tego na podstawie art. 9 k.p.a. formującego zasadę obowiązku informowania strony postępowania (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 11 marca 2014 r., sygn. akt: II OSK 550/14). 

Miejsce doręczenia pism

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z przepisu art. 42 § 1 k.p.a., pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Pisma mogą być doręczane również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej (art. 42 § 2 k.p.a.). W razie niemożności doręczenia pisma w sposób wyżej określony, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie (art. 42 § 3 k.p.a.).
Z przepisów art. 42 k.p.a. wynika, że ustawodawca nie ustalił wiążącej organ prowadzący postępowanie administracyjne kolejności miejsc, w której doręczenie może nastąpić. Zatem wybór sposobu doręczenia należy, co do zasady, do organu administracji publicznej, przed którym toczy się sprawa. Organ powinien jedynie dążyć do tego, aby doręczenie było szybkie i skuteczne. Przy doręczaniu pism osobom fizycznym zasadą jednak jest, wynikająca z art. 42 § 1 k.p.a. powinność doręczania pism osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Rozwiązanie uregulowane w przepisach art. 42 § 2 i 3 k.p.a. stanowi tryb dodatkowy (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 6 lipca 2018 r., sygn. akt: I OSK 804/18).
Obok wymienionych form doręczania – przepis art. 43 k.p.a. przewiduje instytucję doręczenia zastępczego. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. 
Tryb doręczenia, o którym mowa w przepisie art. 43 k.p.a. oparty jest na założeniu, że adresata obciążają skutki działania osoby, której przesyłkę doręczono tak, jakby została ona podjęta przez stronę bezpośrednio. Niewywiązanie się z obowiązku oddania przesyłki zawierającej rozstrzygnięcie jego adresatowi przez osobę, której doręczono rozstrzygnięcie zastępczo, nie zwalnia adresata z winy w przypadku, gdy uchybił on terminom procesowym na skutek takiego zaniedbani...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 10 wydań czasopisma "Doradca w Pomocy Społecznej"
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych artykułów w wersji online
  • pełen dostęp do archiwalnych numerów czasopisma w wersji elektronicznej
  • ...i wiele więcej!
Sprawdź

Przypisy